Datenschutzerklärung
Stand: April 2025 · HYBOTE
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Für Verarbeitungen zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden dabei erhoben:
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Das Betriebssystem des Nutzers
- Den Internet-Service-Provider des Nutzers
- Die IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der technischen Bereitstellung und Sicherung der Website. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 30 Tagen.
4. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt
Auf unserer Website ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:
- Vor- und Nachname
- Unternehmensname / Maklerbüro (optional)
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- Angabe zur monatlichen Lead-Anzahl
- Freitext-Nachricht (optional)
Zum Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem gespeichert: Datum und Uhrzeit der Anfrage. Die Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages abzielt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
5. Formularübermittlung über Web3Forms
Zur technischen Verarbeitung und Weiterleitung von Anfragen über das Kontaktformular nutzen wir den Dienst Web3Forms (Betreiber: Web3Forms, web3forms.com). Dabei werden die im Formular eingegebenen Daten an die Server von Web3Forms übertragen und von dort an unsere E-Mail-Adresse weitergeleitet.
Web3Forms verarbeitet die Daten ausschließlich zur Erbringung des technischen Übertragungsdienstes und speichert die übermittelten Formulardaten nicht dauerhaft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Kontaktmöglichkeit). Wir haben mit Web3Forms die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung getroffen.
6. KI-gestützte Lead-Verarbeitung
Unser Kernprodukt HYBOTE verarbeitet Lead-Anfragen – also Kontaktaufnahmen durch Makler-Interessenten – automatisiert mittels Künstlicher Intelligenz. Die verarbeiteten Daten umfassen:
- Kontaktdaten des Interessenten (Name, E-Mail, Telefon)
- Inhalt der Anfrage (z. B. Immobilienwunsch, Zeitrahmen, Budget)
- Kommunikationskanal (E-Mail, Kontaktformular)
- Zeitstempel der Anfrage
- Berechneter Lead-Score
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag der jeweiligen Maklerbüros, die HYBOTE als Dienstleistung einsetzen. HYBOTE agiert in dieser Konstellation als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Der Verantwortliche für die Lead-Daten ist das jeweilige Maklerbüro. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Google Fonts
Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten sogenannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Google Fonts werden über eine CDN-Verbindung geladen. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierbei wird Ihre IP-Adresse an Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, übermittelt.
Die Nutzung von Google Fonts erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der einheitlichen und ansprechenden Darstellung der Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter developers.google.com/fonts/faq.
8. Cookies
Unsere Website verwendet keine eigenen Cookies zu Tracking- oder Analysezwecken. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet, die für den Betrieb der Website unabdingbar sind. Diese Cookies werden nicht zur Speicherung personenbezogener Daten oder zur Verfolgung von Nutzern verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:
- Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
- die Weitergabe für die Abwicklung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
- die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Auftragsverarbeiter, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden und dürfen die Daten ausschließlich entsprechend unserer Weisungen verarbeiten.
10. Datensicherheit
Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL/TLS-Verfahren (Secure Socket Layer / Transport Layer Security), erkennbar an dem Schloss-Symbol in der Browserzeile, in Verbindung mit der jeweils aktuellen Verschlüsselungsstärke. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind implementiert, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen.
11. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
Kontaktformular-Daten werden nach abgeschlossener Bearbeitung des Anliegens gelöscht, spätestens nach 12 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
12. Rechte der betroffenen Person
Als betroffene Person haben Sie gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO
- Recht auf Widerruf einer erteilten datenschutzrechtlichen Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: Contact@hybote.ai
13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland des Unternehmenssitzes. Eine Liste der Datenschutzbehörden finden Sie unter bfdi.bund.de.
14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand April 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter hybote.ai/datenschutz.html von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.